arrow_drop_up arrow_drop_down
23 januari 2020 

Waar u aan moet denken bij het inrichten van een vergaderruimte

Waar u aan moet denken bij het inrichten van een vergaderruimte

Veranderde gedachtegang bij de inrichting van vergaderruimtes

Als u veel vergaderingen bijwoont, zal het u opvallen dat de laatste jaren de setting van veel moderne vergaderruimtes duidelijk anders is dan in het verleden het geval was. Dit is het resultaat van een veranderde gedachtegang bij de inrichting van vergaderruimtes.

In het verleden moesten de vergaderzalen zo functioneel mogelijk worden ingericht. De ruimte om te vergaderen werd alleen maar voorzien van rechthoekige vergadertafels en bijbehorende stoelen en eventueel een flipover om de gesproken woorden te visualiseren. Er mochten verder géén storende factoren zijn die de aandacht van de meeting op enige manier konden afleiden. Er werden dan ook weinig vergaderzalen voorzien van schilderijen of andere decoratiestukken.

Vergaderzaal wordt vergaderruimte, letterlijk om ruimte te krijgen voor inspiratie

Tegenwoordig wordt er heel anders gedacht over hoe we een vergaderzaal het beste kunnen inrichten. Van een ruimte voor informatieoverdracht moet het een inspirerende ruimte worden waarin ideeën kunnen worden uitgewerkt en vormgegeven. De inrichting van een vergaderruimte speelt hierbij een belangrijke rol. Een vergaderzaal werd een vergaderruimte in de letterlijke zin van het woord. Er moet ruimte zijn om inspiratie (lees: energie) te krijgen. Met betrekking tot de inrichting heeft dit als effect dat er letterlijk “out of the box” moet worden gedacht en gebruik worden gemaakt van de grote diversiteit aan mogelijkheden hierin.

Productieve vergaderruimte inrichten

Het inrichten van een vergaderruimte is géén eenvoudige opgave. Deze ruimte vormt immers het hart van een organisatie omdat op deze plek vaak de meest waardevolle informatie wordt gedeeld en waar de belangrijkste beslissingen worden genomen. Het is goed om te beseffen dat de inrichting hierbij een belangrijke rol speelt.

Diverse onderzoeken hebben het verband uitgewezen tussen productiviteit en een specifieke setting waarin mensen hun “prestatie” moeten leveren. In dat kader is het raadzaam om eerst in kaart te brengen voor welke doelstellingen een vergaderruimte wordt gebruikt voordat er gekozen wordt voor een specifieke inrichting. Hierbij kan gedacht worden aan de verschillen tussen een formele- en informele vergadering, de lengte van de sessies en uiteraard de voorzieningen die hierbij beschikbaar moeten zijn. Voor het inrichten van een productieve vergaderruimte moeten er dus verschillende stappen worden gezet.

Er zijn bedrijven die meerdere vergaderruimtes inrichten om de beschikking te hebben over zowel een formele- als een informele ruimte voor vergaderingen, meetings of werkoverleggen. Hiervoor moeten uiteraard wel de mogelijkheden (dus plaatsen) beschikbaar zijn. In de meeste gevallen hoeven informele vergaderplekken niet eens zoveel ruimte in te nemen! Een informele ruimte hoeft immers niet zo afgesloten te zijn als bij

een formele vergaderruimte het geval moet zijn. Hiervoor kan dus uitstekend een “verloren hoek” binnen het pand, de gang of een deel van de koffieruimte worden gebruikt.

 

Praktische tips hoe een ruimte om in te vergaderen het beste ingericht kan worden

We helpen u graag op weg met een aantal praktische tips hoe een ruimte om in te vergaderen het beste ingericht kan worden. Uiteraard zijn dit tips om te inspireren. Iedere ruimte kan uiteraard naar eigen smaak worden vormgeven.

  • Als u de wens heeft om een formele vergaderruimte in te richten, zit u niet automatisch vast aan een keuze voor lange vergadertafels en luxueuze leren stoelen.
    U kunt ook kiezen voor een sfeer die een wat informeler karakter heeft door wat huiskamer elementen aan de ruimte toe te voegen. Denk hierbij aan klokken, kunststukken of het gebruik van planten. Dit is vooral een goede optie als er vaak gevoelige informatie besproken wordt.
  • Voor een vergadering waarbij er belangrijke informatie besproken moet worden is een ronde of ovale tafel het meest geschikt omdat het bij deze setting eenvoudiger is om elkaar aan te kijken. Een ovale of ronde tafel bevordert overigens ook het groepsgevoel. Er is geen onderscheid in goede- en minder goede plaatsen en juist omdat iedereen elkaar kan zien, zal niemand makkelijk achterover leunen en de focus verliezen.
  • Een informele plek om te vergaderen kan ingericht worden met bankstellen, barkrukken en andere zitvoorzieningen. Zithoeken in een kantoortuin zijn hier ook uitstekend geschikt voor.
  • Door het gebruik van statafels kunnen mensen met een zittend beroep ook een andere houding aannemen. Daarnaast zorgen statafels vaak voor meer focus en blijft niemand te lang hangen.
  • Hou bij het inrichten van een vergaderruimte rekening met de wens van het gebruik van audiovisuele apparatuur zoals een full HD LED-scherm. Bij het gebruik van beamers moet er ruimte zijn voor een scherm. Er kan zelfs een wand worden vrijgemaakt om een scherm in de muur te plaatsen. Daarnaast moet er gekozen worden voor een tafelopstelling waarbij iedere gespreksdeelnemer het scherm kan zien.
  • Als er gebruik wordt gemaakt van laptops, tablets of andere visuele mogelijkheden is ADSL, een WIFI connectie en voldoende stroompunten onmisbaar in een vergaderruimte.
  • Het is altijd van belang dat iedere deelnemer voldoende ruimte aan tafel heeft en dat de deelnemers niet te dicht op elkaar zitten.
  • De tijdsduur van een vergadering heeft invloed op de keuze met betrekking tot de inrichting. Bij een korte vergadering waarin op de meest efficiënte manier een aantal zaken moeten worden doorgenomen is het juist goed als de deelnemers niet te veel beenruimte tot hun beschikking hebben en dat de stoelen niet té comfortabel zijn. Deze voorzieningen versterken de focus. Andersom is ook het geval. Bij langere vergaderingen is het belangrijk om maximaal comfort te bieden om het verliezen van de focus als gevolg van ongemakken te voorkomen.
  • Door het gebruik van flexibele wanden kan ervoor gezorgd worden dat de vergaderruimte de gewenste afmeting heeft en niet te groot of te klein is.
  • Daglicht werkt bij veel mensen inspirerend. Als er in de ruimte beschikking is over daglicht, is het dan ook raadzaam om hier optimaal gebruik van te maken maar ook om voorzieningen te treffen om mogelijkheden te hebben om een ruimte te verduisteren.
  • Voorzieningen voor klimaatbeheersing zijn zeer belangrijk om een optimale vergader-productiviteit te garanderen.
  • Uiteraard speelt de akoestiek van een vergaderzaal ook een belangrijke rol bij de keuze van de wand- of muurbekleding en de inrichting van deze ruimte. In de meeste gevallen kan de geluidsweergave binnen een ruimte naar wens worden gemaakt met een aantal eenvoudige aanpassingen.
  • Voor de ontspanning tussendoor kan er gekozen worden voor tafelvoetbalspellen, dartborden, een plek om te gamen, een televisie of andere elementen.

 

Vakkundig advies bij het inrichten van uw ruimtes om in te vergaderen

Zoals aangegeven, speelt het gebruik van een ruimte om in te vergaderen een belangrijke rol bij het maken van de beste keuze voor de inrichting hiervan. Hierbij kunnen zelfs details een rol spelen en moet verder gekeken worden dan naar het plaatsen van comfortabele vergaderstoelen en een vergadertafel. Ook elementen als vloerbedekking, raamdecoratie, kleurstelling, lichtvolume en andere decoratie spelen een belangrijke rol bij het uitstralen van een gewenste setting en het creëren van een specifieke stijl binnen een vergaderruimte.

De vakmensen van Slimkantoorinrichten kunnen u uitstekend helpen met het inrichten van uw ruimtes om in te vergaderen. U kunt bij ons terecht voor vakkundig advies hoe u de gewenste sfeer en functionaliteit op de beste manier kunt combineren in uw vergaderruimtes. Uiteraard kunnen we ook het volledige project voor u verzorgen en de ruimte volledig naar wens voor u inrichten. Uiteraard behoort maatwerk tot onze mogelijkheden.

Informeer gerust vrijblijvend wat we voor u kunnen betekenen.

We helpen u graag met het creëren van een setting waarin de kwaliteit van de mensen het beste tot hun recht kunnen komen. Maak gerust gebruik van onze vakkennis en ervaring op dit gebied.

Over de schrijver
Reactie plaatsen

Deze website verzamelt cookies